2004年12月10日

【実践法: 情報収集と整理】InputからOutputへ 新たな価値を生み出すメモ方法

さて、前々回前回に続き私が実践している個人知識管理をご説明していきます。 前回は、ノートに対し「分野」と「分類(カテゴリー)」の2軸で管理するという内容まででした。

また、「分野」は個人個人の中で興味のある領域を設定すればよいのではないかと提案しました。私は思うのですが、それよりも重要なのが、「分類」だと思っています。なぜ、「分類」の軸を加えて管理するのか。ここはもうちょっと別の観点から深堀して説明します。これは私自身の試行錯誤の連続の中から形になっていったものです。

■そもそもなぜ、メモするのか?

って、メモを繰り返していると一体なんでこんなにメモしているのか疑問になったことはないですか??私だけかもしれませんが、途中で意義を感じなくなるのです。目的が不明確だからです。せいぜいTo Doを忘れないようにするためにメモしておき、アウトプットとしてPDAなどでタスク化するってくらいでした。メモを溜め込んでいて最悪なのが、しばらくたった後、こんなメモしたっけ?と削除するときです。忘れないためにしたメモ自体を忘れてしまうのですからこんなに馬鹿げた話はありません。

メモという活動を通して何を目標にするのか、一時期、Mind Map(Mind Mapに関する記事はこちら)に落として真剣に考えたことがあります。しかし、こうした熟考と試行錯誤を繰り返しながら自分なりに「メモする」目的をある程度明確にするに至りました。

■思考プロセス(脈略)に基づき考えてみる

私だけに限らず、多くの場合に共通すると思うのですが、いわゆるノートを書く際、何かしらのインプットがあるはずです。私の場合は人と接した際に感じたメモや書籍からのクリッピングなどです。

例えば仕事のMtg時にマネジメントの方のファシリテーションに気になる点があれば、その方がどういった話し方をし、何を指示したのかなどをその場でメモします。そしてその後、インプットされたメモをもとに、一体何をしようとしていたのか、本質的な意味は何かなど別ノートに書き記しながら自分なり思考し、何かひらめきがあれば、それをまた別ノートに記述します。

別の例を出しましょう。
誰もが勉強します。多くは公演を聞いたり、テキストブックや書籍、ウェブ上の情報などをもとにです。重要と思われるところはソース元を明らかにした上でコビー、メモを残しておきます。(日付も。)その情報をもとに何か気づいた点や疑問点など思考した内容を別ノートに記述しておきます。そしてアイデアが浮かんだりした場合は別ノートに記述しておきます。

その思考をもとに行動し、何らかの「発見」を得た場合その洞察を書き記し、それを自分の行動基準(Checklist)かTipsとして標準化していく。

人が思考していく上でこの標準化・体系化された情報、つまり自分なりのベストプラクティスそのものが、何よりも重要であり、これが一番価値が高い情報です。メモという活動はこのベストプラクティスを生むための最初のInputであると言えないでしょうか?

■行動結果が標準化されたものが最も価値の高い情報

お気づきになった方も多いと思いますが、私が振っているノートの分類はこの人の思考プロセスというか、思考を通した情報生産プロセス?に基づいたものです。

Tips化、もしくはChecklist化された指針や基準(Policy)、方法(Method)はとても重要で、こうした標準化や体系化を基にした行動こそが効率性など個人生産性を高めていくのだと考えます。Outputされる情報が前提とならないと、メモなどのInputの意義は薄れます。逆の言い方をすれば、Outputを意識するとInputも加速しますし、取りこぼしのないようマメにメモするようになるのです。

優秀な方というのは、こんなことを意識しなくても結構無意識にできているものです。「一冊の手帳で夢はかなう - なりたい自分にシンプルになれる方法」で熊谷社長が披露してくれたメモ術は、私がここで説明していることを無意識に実行しているのではないでしょうか。そもそもこうした思考そのものを頭のなかでできればをメモをとる必要などないのでしょう。しかし、私は天才ではないですし、こうした活動を支援してくれる方法とアプリケーションがないと整理できない人間です。だからこそメモるということですね。

各分野毎にこうしたInputである「Memo」、「クリッピング」、思考過程である「思考」、「アイデア」、そしてOutputである「チェックリスト」、「Tips」としてカテゴリーをふることで全体の知識レベルが把握できるわけです。

  ビジネス ファイナンス 発想・思考法 語学 身体管理 行動管理
メモ
クリッピング
思考
アイデア
Tips
チェックリスト

また、厳格に言うとInputは別に「Memo」、「クリッピング」だけではありません。その他のカテゴリーでも当然Inputから入る場合もあります。大切なことは入り口はどこからでもよく、プロセスにのりある情報を基に思考し、新たな情報を生み出すサイクルであると言えるかもしれません。

念のため言っておきますが個別分野には、その分野にしか使われない分類も存在しています。ここでは本質的なことをお話しする上で別に関係がありませんので省いていますが、前回お話したように行動管理には フランクリンコビーのMethodを実現するための分類がいくつかあります。細かな決まりごとなどなく、情報をフローに乗せてOutputを出していくことが重要だとご理解ください。

■継続的な改善活動で知的生産性を向上する

そして忘れてはいけないのが、標準化された指針を通した結果をさらにリバイスしていく活動です。標準化がうまくいけば良いですし、うまくいかなければそれも別ノートに「思考」としてメモを残し問題点を明らかにする、改善点が見つかれば「アイデア」としてまたメモする。そして「Tips」か「チェックリスト」に改善点を反映し標準化の精度を高める。そして、また実行し・・・・とサイクルをまわしていく。

「メモをとる」ことは、こうした「プロセス活動のログをとる」ことであり、思考を伴う「継続的改善を通した個人の知的生産性向上活動」なのではないでしょうか。これはあくまでも私個人の見解ではありますが、こうした方法もあるなとか、気づきの一助になってくれれば幸いです。

次回は、上記のMethodを踏まえたPhatNotes活用法ですが、本記事の最後に、私がPhatNotesにクリッピングした「知的生産の技術」の一節を引用して終わりたいと思います。私がこの方法を生み出すきっかけとなった初めてのInputが下記文章です。

------------
「発見の手張」は、単なる精神の記録などではなくて、知的蓄積のための手段なのだから、それは、あとで利用できなければならない。かいてあることのうち、じっさいにどれだけをあとから利用するかは別としても、すくなくとも利用の方法だけは確立しておかなければならない。利用の方法もないようなものなら、とうていながつづきするはずがないのである。
------------

 

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posted by Dragon at 19:22| Comment(2) | TrackBack(0) | 情報収集と整理 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
この記事へのコメント
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Posted by 御案内 at 2004年12月10日 19:27
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Posted by Dragon at 2004年12月13日 12:06
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