2004年12月08日

【実践法: 情報収集と整理】個人の知識管理を実践する

前回、2回に分けるとお話しましたが、2回だとかなり長くなることと更新がなかなかできないのも問題視していますので、3回〜4回に分けて小分けで更新していきます。今後は、前回紹介したPhatNotes Professional Editionをもとに私が実践しているノート整理や知識管理などをご紹介しようと思っていますが、今回はその前提として必要となる事項を中心にご説明します。

また、以前このBlogで紹介したこともある下記の書籍をもとに私自身が応用し実践しているものですので、既に読んでいる方などはすぐにご参考いただけるかもしれません。

【参考書籍】
1. 「知的生産の技術
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2. 「一冊の手帳で夢は必ずかなう - なりたい自分になるシンプルな方法
 レビューはこちら

3. 「発想法―創造性開発のために」、「続・発想法

■整理しただけでは「価値」を生み出さない

以前の記事でも、情報の断片を貯蔵し整理しただけでは意味はないといいました。これは言い過ぎかもしれませんが、「整理」することで時間の節約など、確かに効率性は高まるかもしれません。しかし、情報が多くなるとその効果も限界があるように思います。私がここでお話したいのは「ノート整理」の価値は「効率性」だけではなく、やり方によっては「新たな知識」を生むなど「生産性」を高める活動までその可能性があるということです。

Knowledge Managementに詳しいわけでもありませんし、語るつもりもないのですが、本質的には「ノート」=「情報の断片」=「知識」を管理し、既存の知識を組み合わせて新たな知識を生むという意味では個人の中でのKM: Knowledge Managementとでも言えるのかもしれません。

■硬直化する情報

人はノートの整理などを分野別にディレクトリ形式でフォルダを作成し、時間やタイトルによってファイルや紙ベースでの用紙を管理します。ここで整理されているシステムフォルダ郡は、縦割りで管理されています。経験上このやり方は最初はうまくいきます。しかし、こうした過程の中で目の前の情報をどの分野に置くべきか迷うときがあり、その選別ポリシーを明確にせず曖昧にとりあえずどこかの分野に置いておいたりすると、結局どこにおいてあるか忘れてしまったりという経験がかなりあります。更に情報が多くなり膨大になってくるとその分野やカテゴリわけが適切でないと感じたりすることで途中で頓挫してしまいます。皆さんのそのような経験はありませんでしょうか?(私だけですか?ずぼらですからね。。。)

これはたぶん組織の硬直化と同じで情報が縦割りで管理され、横のつながりがなくなる、つまり横串で見れないから硬直化するのだと思います。これが紙で管理されていたらもっと大変でしょう。こういう状態になったら情報の価値は無で、ただの膨大なゴミとなってしまいます。私はこれで何回も挫折しました。分野は良いとしても、クロスファンクショナルならぬクロスカテゴリーで横串を通すことで「情報」や「知識」が流通する環境が整うのではないでしょうか。

■前提事項

更に具体的に見ていきますが、PhatNotes上で上記コンセプトを実現する上で必要となる前提事項がありますので、いくつか説明しておきます。

1件につき、1ノートの前提が柔軟な知識管理を生む:
後のノートの組み合わせから別の知識を生むために大切な前提事項があります。それは1件につき、1ノートに記述するということです。これは「知識生産の技術」や「一冊の手帳で夢は必ずかなう - なりたい自分になるシンプルな方法」で熊谷社長もおっしゃっていることと同じです。

分野とカテゴリー、二つの軸を整える:
貯蔵先には、全て分野を振っておきます。通常のディレクトリ構造と同じような形態ですが何層にもわたるものではなく一つです(PhatNotesの機能的な制限にもよりますが、抽象的にしておいたほうが良いため)。また、カテゴリーは個別ノートに振られるカテゴリーです。ノートは、@分野で分け、更にAカテゴリーが振られた後、B貯蔵されます。また分野はこれが決まりといったものはなく時々変更したりしています。使いやすいように整理できるものもデジタルの良さかも知れません。

■活用分野

以下が分野となっていますが、PhatNotes上で言うDBです。DBを下記の名前を使って作成しています。分野は個人個人で適切なものを選択すれば良いと思います。ただ、これは感覚的なのですが、あまり具体的すぎず、ある程度抽象的なものを分野として設定しておいたほうがいいと思います。これは私も試行錯誤を繰り返していますので、何か発見できたら別の機会で取り上げたいと思います。

1.ビジネス開発
仕事上に限らず、プライベートでも何でもビジネス開発に関する情報

2.ファイナンス・投資
家計や株式投資などに関する情報

3.発想法・思考法
発想法や思考法など勉強・研究方法に関する情報

4.語学
私の場合は英語に関する情報のリポジトリです。

5.身体・健康
ジョギングやサーフィンなど、身体を磨くための情報や健康に関する情報を蓄えています。

6.行動管理
主に フランクリンコビーや熊谷式などの良いところを取り入れた目標管理をもとに具体的な行動目標などがまとまっています。

以上が、私のノート活用領域です。仕事上のMtgなどはノートPC上でマイクロソフトのOneNote 2003、もしくは紙のノートブックを使っています。OneNoteでは、SP1以降タスクに分類した文字をそのままOutlookのタスクやアポイントメントに変換できるのでとても便利です。

■個別ノートのカテゴリー

下記はノートの分類になります。活用領域との違いを説明すると活用領域が貯蔵先とすると、分類は保存される各ノートに対し割り振られるものです。

a. メモ
分野が明確にも関わらず、下記に分類できないものは「メモ」としています。考える時間が面倒なのもあり、直感的に分からない場合はとりあえず、「メモ」とし見返しながら適切な場所を選択しています。

b. クリッピング
書籍や雑誌の情報、またTVなどで見かけた気になる、または自分にとっての格言・戒めなど有益だと思われる情報です。

c. 思考
ある情報を元に自分の考えや疑問などを記述しています。この「思考」は例えば、あるクリッピングノートを見て感じたことをそのクリッピングノートに書くのではなく、別のノートを用意してそこに書いています。ソース元というか、リンク機能を使ってクリッピングと関連付けを行っておきます。

d. アイデア
事柄に関するひらめき、アイデアを記述しています。または別のノートを眺めてアイデアが出てきたときは、迷わず別ノートを用意し「アイデア」分類を振っておきます。

e. Tips
ある事柄に関する具体的な方法や、効率の高いやり方など自分にとって便利な情報がまとまったものです。

f. チェックリスト
ある事柄に関する心得や自分への約束事をチェックリストとしてまとめています。

下記は主に フランクリンコビーなどのMethodに基づいたノートです。下記は保存される領域は行動管理で、割と限定的な使い方になっています。

g. 今年の目標
「自分戦略」(50歳までの行動計画です。「一冊の手帳で夢は必ずかなう - なりたい自分になるシンプルな方法」で紹介されている未来年表をベースに自分の用途に合わせ改良したものを「自分戦略」としています。)からブレイクダウンした今年の行動テーマと達成項目リストです。

h. Monthly Plan
今年の目標からブレイクダウンされた月間目標です。

i. Weekly Plan
月間目標からブレイクダウンした週間目標です。また フランクリンコビーで言う一週間コンパス的な使い方もこのノートで行っています。

g. Daily Record
日記です。イベント情報だけでなく、計画していた予定に対してどのような判断をしたか、またタスクをやらなかった場合は、どうしてそのように判断したかなど自分のした意思決定の過程などを記録しています。(「7つの習慣最優先事項―「人生の選択」と時間の原則」を参考にしています。)

k. 行動リスト
やりたいことリスト、行きたい場所リスト。「自分戦略」には記述されていない、目標やしたいことなど、リストと日付で記述したものです。どんどん膨らんでいます。

今回は、ここまでにしておきます。
次回は、上記の「分類」に焦点を当てて別の観点から意義を説明しますがとても重要なことです。既に途中まで書いていますのでそれほど時間がかからず更新できると思います。

最後までお読みいただきありがとうございました。
 こちらをクリックしていただけるとうれしいです!

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posted by Dragon at 16:38| Comment(0) | TrackBack(1) | 情報収集と整理 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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