2004年11月29日

【Apps Review】ノート整理から個人のKnowledge Managementを実現するアプリケーション

今後2回に分け、私が行っているテキストファイルの簡易DBアプリケーションを使ったメモ整理などをご紹介しようと思います。私の例で恐縮ですがそれなりに効果的だと感じていますので、ご参考いただければ幸いです。まず先にメモ整理をする上での支援ツールを紹介しないと実践的な内容に移れませんので、第一回目は私が使っているアプリケーション、PhatNotes 4.5.2 Professional Edition をご紹介いたします。


■PhatNotes 4.5.2 Professional Edition 概要

Handango Try it!PhatWare Corpという米国の会社のリードプロダクトで、いわゆるNotes Organizer、ノートやメモ整理を目的としたアプリケーションです。Desktop PCとWindows MobileだけでなくPalm OSの環境でもプロダクトをリリースしていますので、CLIE Userなどの方も参考にしてみてください。

また、PhatNotesは米Pocket PCマガジンのアワードでは3年連続"Notes Category"においてWinnerなのだそうです。なので信頼性もありますが、かなり練られてきたアプリケーションで完成度が非常に高いです。バグもそれほどないというか、感じたこともありませんし、安定性があります。

大きな特徴と言えると思いますが、Organizerとして単にディレクトリなどの単純なファイルシステムによってノートを整理するのではなく、DBとして整理することでしょう。なので非常に拡張性の高い機能があります。これは後程、具体的に説明します。

■それぞれのEditionの違い

PhatNotesには、3つのEditionがあります。(正確に言うと4つですが、SmartPhone Editionなので対象外とします。)Lite EditonStandard EditionProfessional Editionです。3つのEditionは、Pocket PC側のクライアントの機能について差異はありません。

それぞれの違いはLiteは、Pocket PCのみのクライントで、Desktop PCとのシンクによる活用は考えられていませんが、Standard EditionProfessional EditionについてはDesktop PC側のクライアントとシンクします。Standard EditionProfessional EditionにおけるDesktop PCのシンク先は、Standard がMS Outlookのメモに対しProfessional はPhatNotes独自の専用クライアントが含まれていることです。

詳細は、こちらを参照してください。
【Compare PhatNotes Editions】
URL: http://www.paragraph.com/phatnotes/compare.html

■User Interface

以下は、私が所有しているProfessional Editionのものです。

Pocket PC側

PhatNotes PPC側UI
画面1
PhatNotes PPC側UI
画面2
PhatNotes PPC側UI
画面3


起動すると画面1のような三分割のUIとなっています。左上が対象となるDB選択画面、右上がノート一覧、そして画面半分下が選択されたノートのプレビュー画面です。任意のノートを開く際は保存先のDBを選択し、ノートを選択。プレビューで確認しノート一覧でダブルタップで編集画面に移ります。(設定によりシングルタップでも開けるようにできます。)また、この3分割は狭い画面のなかでは見にくいのですが、下部のアイコンメニューで切り替えが可能になっていて、ボタンの選択、非選択により「DB選択」、「ノート一覧」画面領域を拡大することができ、QVGAを有効活用できるようになっています。(画面2、画面3参照)

 

PhatNotes PPC側UI
画面4

Noteを編集する際には、普通のメモアプリケーション画面と同じような画面なので直感的に編集が可能です。
また編集にはリッチテキストを扱えますので表現力が高いです。そしてDBならではですが、各ノートに対しては分類(Category)が振れるようになっています(画面4参照)ので後々整理が楽です。この分類(Category)は、デフォルトでいくつか用意されていますが、自由に追加が可能です。

 




Desktop側
Standard版は、Outlookのメモと同期がとれるのですが、Professional Editionの専用クライアントが付属します。尚、Professional EditionではOutlookのメモへImport/Exportはサポートされますが同期はとれません。Import/Export時はそれぞれTXTやCSV、そしてHTMLがサポートされています。PhatNotesは、ディレクトリなどのファイルシステムではなくDB内のレコードとしてノートを扱いますので、TXTに対してはExportすることが必要となります。UIは、Outlook2002以前のメール画面に近いですので、得にマニュアルを読まなくともすぐに使用できます。(画面5) 左側のショートカットバーは、DB選択なのですがまさにOutlookライクですね。同時にTree Viewもサポートされており私は一覧性という意味では主にこちらを使用しています。

PhatNotes DesktopPC側UI
画面5
PhatNotes DesktopPC側UI
画面6

Desktop側でのノート編集時は、画面6のような形態でメーラのようです。ちなみにPhatNotesのユニークな点なのですが、メールクライアントとしての機能も持っており、そのままメーラとしても使えます。私は使っていないのですが、アドレス帳などはすべてOutlookを違和感なく参照できるようです。

Sync時

PhatNotes Sync画面
画面7

これも特徴といえるかもしれませんが、PhatNotesをインストールすると自動的にActiveSyncにPhatNotesのエントリーが追加されます。(画面7)よって、他の予定表やタスクと同様に扱われることで詳細な設定も可能になり、信頼性の高い同期が実現されています(と言っても、あくまでもMSのActiveSync上での話ですが)。それとPalmの環境ではHotSync4.0以降をサポートしていますので同様に詳細な設定が可能らしいです。

 

■PhatNotes Professional Edition 特徴

多数あって全ては紹介しきれませんので、今後実践編を紹介する上で取り上げるべく特長をここでご紹介します。詳細はここで参照するか、PhatWareのウェブサイトを参照してください。

記録したものを放置しておくのは、単なるデータという名のゴミでしかありません。PhatNotesは既存データ資源の再利用を後押ししてくれる機能が満載です。ここでは一部ですが、気に入っているものをPick Upしてご紹介します。

1. 強力なサーチ機能
当然、ファイル数もかなり増えていきます。日々の日記から雑誌や書籍のクリッピング、アイデア、人に伝えたいこと、思ったことなど私はほとんどをここに記録しています。こうした情報を効果的にサーチできないと意味がありませんよね。

2. ノート間のリンク機能

PhatNotes PPC側UI Link設定
画面8

これはパワフルな機能です。個別ノートに対し別のノートとのリンク設定が可能です。(画面8)使い方によってはとても面白いです。ちなみに私は フランクリンコビーで言う長期目標からブレイクダウンされたMonthly Planとその月の各Weekly Plan、そしてその週の各Daily Recordをリンクさせています。3ヶ月前に立てた計画がどのように進んできたかなど、月間目標から週、そしてこの週には日々どのような行動をとっていたのかなど、シームレスにノートを移動できるのでとても把握しやすいです。(ただし、リンクは同一DB内のノートに対してだけです。異なるDB間のノートリンクは設定できません。まあ、仕方ないですね。)
 


3. ファイルのアタッチメントが可能!

PhatNotes DesktopPC側UI
画面9

私がProfessional Editionを選択した理由でもあるのが、このファイルアタッチメント機能です。(画面9) ノート個別にファイルを追加できるようになっています。ただし、ファイルアタッチと言ってもショートカットを追加するようです。貧弱と思うかもしれませんが、逆に言えば、画像、動画、PDF、音声など、どんなファイルでもアタッチが可能となっています。

 

4. Voice Record
マイクを使った音声、Voice Recordに関してはPhatNotes上で録音が可能です。

5. 強力なリマインダー機能
各ノートに対しリマインド設定が行えます。日時の指定だけでなく、月、週などの柔軟な繰り返し設定など可能になっています。(画面10)私の場合はWeekly Planは週の中ごろ木曜日に毎週リマインド設定をし、その時点で再度週間プランを見直すようにしています。忘れがちですが、強引にリマインドしてくれますのでいやでもそのような環境がつくれます。(画面11)私のような面倒くさがり屋にはとても重宝する機能です。

PhatNotes リマインダー
画面10
PhatNotes リマインダー
画面11

6. ツールバーの設定カスタマイズ
Pocket PC、Desktop側ともツールバーのアイコンボタンの配列をカスタマイズできます。特にPocket PCの画面は狭いですので、自分のスタイルに合わせたボタン配置が可能です。PhatNotesは機能が多いですのでこうしたカスタマイズ機能が付加されていることはとてもうれしいですね。私はこういうところにユーザ本位な姿勢を感じます。

■本質的な価値は、"Notes Organizer"ではない

以上、機能面を中心に紹介してきました。良いことばかりあがっていますが、使っていて本当に不満な点は今のところありません。バージョンを重ねる毎に細かく、かゆいところが改善されてきていて、とても練られたアプリケーションです。

唯一の欠点は価格が高いことでしょう。現在(2004/11/29)Professional Editionは$39.95、Standard Editionは$29.95、そしてLite Editonは$19.95となっています。LiteはPocket PCだけのクライアントとなりますのでちょっと不安、かつ物足りません。一方、StandardはOutlookのメモにシンクするとは言っても整理するには困難です。また、Professionalを単にNotes Organizerとして扱う場合にはここまで機能は必要ありませんし価格が高く感じるでしょう。

私は、このProfessional Editionに関して言えばNotes Organizerというよりも個人の知識管理、Knowledge Managementツールだと思っています。整理するという機能を中核に、特徴であげた機能郡は貯蔵されたデータをつなげたり、イメージなどの他のファイル形態も扱うなどデータの再利用や個々のデータから別の価値ある情報へと導くツールだと位置づけています。このように定義し、実際に活用することで$39.95という価格も私的には納得して使っています。

ちなみにNotes Organizerとしての機能だけを求める方であれば私も使っていたTOMBOをお勧めいたします。Freeでいて、軽くて直感的でとてもすばらしいアプリケーションです!

Handangoで、トライアル版がダウンロードできます。試用期間が確か1ヶ月間あったと思いますので是非ともこのパワフルなアプリケーションを活用し個人のKMを実践してみてください。
Handango Try it!




 

最後までお読みいただきありがとうございました。
 こちらをクリックしていただけるとうれしいです!

 

posted by Dragon at 17:11| Comment(2) | TrackBack(0) | 情報収集と整理 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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